15 minut do rozpoczęcia

Dział IT Event Services

Poza standardowym zakresem obowiązków, czyli:

• komputerami,
• serwerami,
• siecią,
• drukarkami,
• VPN-ami,
• ERP-em,
• monitoringiem,
• telefonią,
• i gaszeniem pożarów wywołanych przez użytkowników,

mieliśmy jeszcze jedną specjalizację.

Imprezy.

Każde większe wydarzenie firmowe:

• wigilia,
• podsumowanie roku,
• spotkanie zarządu,
• wydarzenie HR,
• prezentacje dla pracowników,

kończyło się tym, że dział IT zamieniał się w ekipę techniczną koncertu.

Rozstawianie:

• głośników,
• mikrofonów,
• projektorów,
• ekranów,
• transmisji online,
• kamer,
• mikserów audio,

i wszystkiego, co później wyglądało magicznie dla osób, które pojawiały się pięć minut przed rozpoczęciem.

Procedura

Przez lata wypracowaliśmy prostą zasadę.

Jeżeli ma być wydarzenie:

dajcie znać wcześniej.

Naprawdę.

Nie potrzebowaliśmy:

• pół roku,
• komitetu sterującego,
• konsultacji społecznych.

Wystarczało:

Hej, za dwa tygodnie będzie wydarzenie. Potrzebujemy nagłośnienia.

I wszyscy byli szczęśliwi.

Dlatego przed każdym większym spotkaniem pytaliśmy organizatorów:

Czy potrzebna będzie oprawa multimedialna?

Cisza.

Ponownie:

Potrzebujecie nagłośnienia?

Cisza.

Jeszcze raz:

Mikrofony? Głośniki? Transmisja?

Cisza.

Tak głęboka, że można było usłyszeć szum klimatyzacji.

Strategia komunikacyjna

Po kilku próbach uznaliśmy więc, że sprawa jest prosta.

Skoro nikt nie odpowiada, to najwyraźniej nic nie jest potrzebne.

Logika wydawała się zdrowa.

Dzisiaj wiem, że był to błąd.

Bo zakładaliśmy, że ludzie planują wydarzenia w sposób racjonalny.

T minus 15 minut

Nadchodzi dzień wydarzenia.

Magazyn przygotowany.

Prawie 200 osób.

Połączenia z zagranicą.

Goście.

Kierownictwo.

Managerowie.

HR.

Ludzie kręcą się po hali.

I dokładnie 15 minut przed rozpoczęciem pojawia się pytanie.

Takie niewinne.

Takie rzucone mimochodem.

Takie, które momentalnie podnosi ciśnienie administratora o 40 punktów.

A wy nie przygotowujecie nagłośnienia?

Zapadła cisza.

Ta sama cisza, która pojawia się chwilę przed katastrofą lotniczą w filmach dokumentalnych.

Planowanie operacyjne

Patrzymy na siebie.

Patrzymy na zegarek.

15 minut.

Piętnaście.

Jeden. Pięć.

W tym czasie trzeba by:

• przynieść sprzęt,
• rozstawić głośniki,
• rozciągnąć okablowanie,
• podłączyć mikser,
• skonfigurować mikrofony,
• przygotować transmisję,
• sprawdzić obraz,
• sprawdzić dźwięk,
• zrobić testy.

Czyli normalnie około godziny pracy.

Optymistycznie.

Jeżeli nic się nie zepsuje.

A sprzęt elektroniczny słysząc słowa:

na szybko

zawsze natychmiast się psuje.

Cud oczekiwań korporacyjnych

Najlepsze jest to, że pytanie nie było zadane w formie:

Czy dacie radę?

Nie.

To było bardziej:

No przecież zaraz zaczynamy, gdzie są głośniki?

Jakby istniał specjalny dział teleportacji sprzętu.

Jakbyśmy trzymali pod biurkiem:

• gotową scenę,
• ekipę koncertową,
• dwóch akustyków,
• i rezerwowy stadion narodowy.

Magia działu IT

To jest w ogóle fascynujące zjawisko.

Im mniej ktoś wie o przygotowaniu technicznym wydarzenia, tym bardziej jest przekonany, że trwa ono około trzech minut.

W głowie organizatora wygląda to mniej więcej tak:

1. Przynieść głośnik.
2. Włączyć.
3. Sukces.

Tymczasem rzeczywistość wygląda bardziej jak:

1. Znajdź sprzęt.
2. Znajdź kable.
3. Znajdź brakujący kabel.
4. Znajdź przejściówkę.
5. Znajdź drugą przejściówkę.
6. Ustal dlaczego mikrofon nie działa.
7. Odkryj, że działa, tylko jest wyciszony.
8. Odkryj, że jednak nie działa.
9. Znajdź drugi mikrofon.
10. Zacznij się zastanawiać nad zmianą zawodu.

Morał działu IT

Po latach pracy odkryłem jedną prawdę.

W korporacjach istnieją dwa rodzaje terminów:

Potrzebujemy tego za miesiąc.

oraz

Potrzebowaliśmy tego 15 minut temu.

I z jakiegoś powodu ten drugi pojawia się znacznie częściej.